ІНСТРУКЦІЯ З ПІДГОТОВКИ І ПОДАННЯ ПОДАТКОВИХ ДОКУМЕНТІВ В ЕЛЕКТРОННОМУ ВИГЛЯДІ ЗАСОБАМИ ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙНОГО ЗВ’ЯЗКУ

11992

ІНСТРУКЦІЯ З ПІДГОТОВКИ І ПОДАННЯ ПОДАТКОВИХ ДОКУМЕНТІВ В ЕЛЕКТРОННОМУ ВИГЛЯДІ ЗАСОБАМИ ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙНОГО ЗВ’ЯЗКУ

Ця Інструкція визначає загальні принципи ор­ганізації інформаційного обміну під час подан­ня платниками податків податкової звітності до органів державної податкової служби України в електронній формі із використанням електрон­ного цифрового підпису. Ця Інструкція поши­рюється на Державну податкову адміністрацію України та її територіальні органи, платників податків, які за власним бажанням подають по­даткові документи в електронному вигляді.

І. Визначення термінів

  1. У цій Інструкції терміни вживаються в та­кому значенні:
  • база даних державної податкової служби (далі — база даних ДПС) — база даних в елект­ронному вигляді, створена в органах державної податкової служби (далі — органи ДПС) на ос­нові показників звітних документів платників податків та призначена для централізованого накопичення та багаторазового використання в інформаційних системах органів ДПС;
  • засіб криптографічного захисту інфор­мації (далі — засіб КЗІ) — програмний, апа­ратно-програмний, апаратний або інший засіб, призначений для криптографічного захисту ін­формації, у тому числі накладання та перевір­ки електронного цифрового підпису, який має сертифікат відповідності або позитивний екс­пертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації;
  • квитанція про одержання податкового документа в електронному вигляді (далі — перша квитанція) — електронний документ, що формується програмним забезпеченням органів ДПС та засвідчує факт і час одержан­ня податкового документа в електронному вигляді;
  • квитанція про приймання податкового документа в електронному вигляді (далі — друга квитанція) — електронний документ, що формується програмним забезпеченням ор­ганів ДПС та засвідчує факт та час приймання (неприймання) податкового документа в елек­тронному вигляді у базу даних органів ДПС;
  • податкова звітність — документи, які відповідно до законодавства подаються плат­никами податків до органів ДПС і на підставі яких здійснюються нарахування та/або сплата податку, збору (обов’язкового платежу);
  • податковий документ в електронному вигляді — податкова звітність, реєстри отри­маних та виданих податкових накладних з по­датку на додану вартість та інші звітні подат­кові документи, інформація в яких зафіксова­на у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа;
  • подання податкових документів в елек­тронному вигляді — подання податкових до­кументів до органів ДПС у визначеному для документообігу порядку за умови включення платника податків до системи подання подат­кових документів в електронному вигляді;
  • система подання податкових документів в електронному вигляді — сукупність органі­заційних, правових заходів та програмних, про­грамно-апаратних, телекомунікаційних засобів, що забезпечують подання податкових докумен­тів в електронному вигляді до органів ДПС;
  • спеціалізоване програмне забезпечен­ня — програмне забезпечення, призначене для створення платником податків податкових до­кументів в електронному вигляді відповідно­го формату (стандарту) згідно з вимогами цієї Інструкції;
  • формат (стандарт) податкового доку­мента в електронному вигляді (далі — фор­мат (стандарт)) — формалізований опис складу та структури показників податково­го документа в електронному вигляді, затвер­джений в установленому законодавством по­рядку.
  1. Інші терміни в цій Інструкції вживають­ся у значенні, наведеному в Законах України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» та інших нормативно-правових актах з питань електронного документообігу.
  2. Загальні вимоги до подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку. Платник податків здійснює формування та подання податкових документів в електронно­му вигляді .
    1. Якщо податкові документи в електронному вигляді передаватимуться до органів ДПС че­рез представника, якому надано право здавати за платника податків його податкову звітність, то відповідальність за неподання податкових документів несе платник податків.У разі надходження податкового докумен­та в електронному вигляді до органів ДПС до 16 години платнику податків протягом двох го­дин з моменту прийняття (неприйняття) над­силається друга квитанція, в іншому випад­ку — протягом перших двох годин наступного робочого дня.
      1. Платник податків:
      • отримує в будь-якому включеному до сис­теми подання податкових документів в елект­ронному вигляді акредитованому центрі сер­тифікації ключів посилені сертифікати відкри­тих ключів посадових осіб юридичної особи, що мають право підпису (керівника, бухгалтера), та печатку юридичної особи. Платник подат­ків фізична особа — суб’єкт підприємницької діяльності може обмежитись одним ключем ЕЦП. Особисті ключі знаходяться на ключо­вих (електронних) носіях, що зберігаються в таємниці;
      • отримує в органі ДПС за місцем реєстра­ції або на WEB-сайті ДПА чи регіональної ДПА текст примірного договору про визнання елек­тронних документів (податок 1) безкоштовне спеціалізоване програмне забезпечення форму­вання та подання до органів ДПС податкових документів в електронному вигляді;
      • орган ДПС, де зареєстрований платник по-ознайомившись з редакцією договору, заповнює необхідні реквізити, у тому числі вписує свою електронну адресу, підписує та скріплює печаткою два примірники договору (для фізичної особи суб’єкта підприємницької діяльності за наявності печатки);
      • надає до органу ДПС за місцем реєстрації підписані та скріплені печаткою два примірни­ки договору та посилені сертифікати відкритих ключів на електронному носії;
      • після підписання договору в органі ДПС за місцем реєстрації отримує один примірник договору. При цьому ставить підпис у журналі обліку договорів про визнання електронних до­кументів (додаток 2)* для засвідчення того, що платнику податків було повернуто його при­мірник договору.
      1. Орган ДПС, де зареєстрований платник податків, на його запит:

      6.1.  видає два примірники договору;

      • записує на електронний носій платника податків безкоштовне спеціалізоване програм­не забезпечення формування та подання до ор­ганів ДПС податкових документів в електрон­ному вигляді;
      • приймає від платника податків підпи­сані та скріплені печаткою (для фізичної осо­би суб’єкта підприємницької діяльності за на­явності печатки) два примірники договору та електронний носій з посиленими сертифіката­ми відкритих ключів;
      • звіряє реквізити, вказані у договорі, з реєстраційними даними платника податків в органах ДПС. У разі невідповідності реквізитів повертає платнику податків його електронний носій та надані примірники договору;
      • після підписання договору вносить від­повідний запис до журналу обліку договорів про визнання електронних документів з плат­никами податків та видає платнику податків один примірник договору.
      1. При поданні податкових документів в електронній формі телекомунікаційними каналами зв’язку платник податків та органи ДПС повинні додержуватися такого порядку:

      7.1. платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за до­помогою спеціалізованого програмного забез­печення. Після підготовки платником податків подат­кового документа в електронному вигляді на нього накладаються ЕЦП посадових осіб плат­ника податків у такому порядку: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), дру­гим — ЕЦП керівника, третім — ЕЦП, що є ана­логом відбитка печатки платника податків.

      За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи поса­дових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим — ЕЦП керівника, другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печат­ки платника податків.

      Платником податків фізичною особою — суб’єктом підприємницької діяльності елект­ронні цифрові підписи накладаються у тако­му порядку: першим — ЕЦП платника подат­ків — фізичної особи, другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності);

      • після накладання ЕЦП платник податків здійснює шифрування податкового документа в електронному вигляді та направляє його до органів ДПС через телекомунікаційні канали зв’язку. Другий примірник податкового доку­мента в електронному вигляді зберігається у платника податків;
      • після одержання від платника податків по­даткового документа в електронному вигляді органи ДПС проводять його розшифрування, перевірку ЕЦП, перевірку відповідності елек­тронного документа затвердженому формату (стандарту);
      • перша квитанція є підтвердженням плат­нику податків передачі його податкових доку­ментів в електронному вигляді до органу ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця кви­танція надсилається органами ДПС на елект­ронну адресу платника податків, з якої було надіслано податкову звітність. Другий примір­ник першої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі ДПС. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважаєть­ся неодержаним;
      • підтвердженням платнику податків прий­няття його податкових документів до бази да­них ДПС є друга квитанція в електронному ви­гляді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податково­го документа в електронній формі затвердже­ному формату (стандарту) електронного доку­мента, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час прийман­ня, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. На цю квитанцію накладається ЕЦП органу ДПС, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційного зв’язку. Другий примірник другої квитанції в електронному виг­ляді зберігається в органі ДПС;
      • якщо надіслані податкові документи сфор­мовано з помилкою, то платнику податків над­силається друга квитанція в електронному ви­гляді у текстовому форматі про неприйняття податкових документів в електронному вигляді із зазначенням причин. На цю квитанцію на­кладається ЕЦП органу ДПС, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційного зв’язку. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі ДПС;
      • датою та часом надання податкового доку­мента в електронному вигляді до органів ДПС є дата та час. зафіксовані у першій квитанції.

      8.  Органи ДПС приймають податкову звітність з 9 год. 00 хв. до 18 год. 00 хв. щоденно, крім вихідних, святкових і неробочих днів.Якщо платник податків надіслав до органів ДПС кілька примірників одного податкового документа (у разі виправлення, неотримання першої квитанції тощо), то оригіналом вва­жається електронний документ, надісланий до органів ДПС останнім до закінчення гранично­го терміну, встановленого законодавством для подання податкової звітності за умови, що його було сформовано правильно, прийнято до бази даних ДПС та платнику податків надійшла про це друга квитанція.

      9. Якщо податкові документи в електронному вигляді передаватимуться до органів ДПС че­рез представника, якому надано право здавати за платника податків його податкову звітність, то відповідальність за неподання податкових документів несе платник податків.